上班族必收！10 款生產力工具推薦｜築夢教育

為什麼要使用生產力工具？

在現代職場與創業環境中，效率決定成敗。

無論是時間管理、團隊協作，還是內容創作，選擇合適的生產力工具可以幫助你大幅提升工作效率，減少重複勞動，並優化工作流程，進而提升個人與團隊的效益與創造力。

AI 輔助生產力工具的崛起，也讓生產力工具的運用更加省時省力，功能的整合性、靈活性與人性化體驗都大勝傳統文書工具。

以下介紹的生產力工具大多支援中文，對於英文工作環境也非常合適，不只可以應用在大量國際會議，也能大幅提升跨國溝通者、跨部門管理者的工作管理與規劃效能。

 學會運用生產力工具與 AI 自動化管理，掌握數位化時代的新技能，幫助你聰明工作！

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1. Notion（全方位筆記與知識管理）

Notion 是一款結合筆記、資料庫、待辦事項和專案管理的全能生產力工具。

具備非常自由的頁面編排與操作管理系統。

無論是個人使用還是團隊協作，它都能提供靈活的工作流程，該生產力工具也能進行 AI 寫作、翻譯、搜尋工作區。

特色

• 可自訂化頁面與資料庫
• AI 生成筆記摘要、創意企劃寫作、內容建議
• 支援 Markdown 語法（能用語法套用文字樣式的快捷使用方式）與多種嵌入格式

適用時機

• 建立個人筆記、規劃行程
• 團隊協作管理專案
• 知識管理與研究資料整理

🔗 Notion 官網

2. Trello（專案管理與任務追蹤）

Trello 採用看板視覺化管理，讓專案進度一目了然，適合團隊合作或個人規劃。軟體介面有中文，但 AI 自動化功能以英文為主。

特色

• 直觀的拖放式任務管理
• AI 自動化流程（Butler）
• 可與 Google Drive、Slack 等工具整合

適用時機

• 管理專案進度與分配任務
• 個人日程規劃與目標設定
• 創業團隊或遠端協作管理

🔗 Trello 官網

3. ClickUp（高效專案與任務管理）

ClickUp 是一款功能強大的專案管理工具，適合想要高度客製化任務管理的用戶。該軟體支援中文介面！

特色

• 支援 Gantt 圖、看板、清單等多種視圖
• AI 生成會議紀錄與任務摘要
• 整合 Google 日曆、Slack、Zoom

適用時機

• 團隊需要精細的專案規劃
• 大型組織或創業公司進行任務分工
• 個人提高生產力與時間管理

🔗 ClickUp 官網

4. ChatGPT（AI 聊天與寫作輔助）

ChatGPT 是目前最受歡迎的 AI 工具之一，能幫助用戶快速生成內容、改寫文本、解決問題。

幾乎是所有生產力工具當中被應最廣泛、上手難度最低的一項。

特色

• AI 內容創作與編輯
• 可自動生成電子郵件、企劃書、代碼
• 即時解答各類問題

適用時機

• 需要靈感與創意發想
• 撰寫行銷文案、學術論文、電子郵件
• 快速查詢與解決技術問題

🔗 ChatGPT 官網

5. Grammarly（AI 校對與寫作提升）

Grammarly 能自動檢查文法錯誤，並提供寫作建議，特別適合需要撰寫英文內容的用戶。

特色

• AI 檢查文法、拼寫、語氣
• 自動改寫句子以提升可讀性
• 支援 Google Docs、Gmail、Word

適用時機

• 撰寫專業英文文件或學術論文
• 編輯電子郵件或社交媒體內容
• 提升寫作能力與可讀性

🔗 Grammarly 官網

6. Motion（AI 自動時間管理）

Motion 能夠根據優先順序自動安排日程，讓你的時間規劃更有效率。

特別注意：該工具介面不支援中文，但基本功能仍可使用。但對於外商公司與跨國企業非常有幫助。

特色

• AI 自動排程與待辦事項
• 自動調整行程避免時間衝突
• 整合 Google Calendar、Outlook

適用時機

• 需要高效安排每日工作行程
• 管理多個會議與任務
• 個人提升專注力與時間利用率

🔗 Motion 官網

7. Otter.ai（AI 會議記錄與轉錄）

Otter.ai 結合自然語言處理（NLP）與深度學習技術，能夠自動將語音轉錄為文字，適合需要記錄會議內容的職場人士。

該工具非常適合整理英文講座、商務研討會或課程時，快速整理重點筆記使用！軟體語音轉錄功能也支援中文，但準確度比英文略低。

可以大大降低你打逐字稿與整理重點的時間，不只是提升工作效率，也能促進學習與吸收效率。

特色

• AI 自動轉錄語音與會議內容、進行統整與摘要
• 可辨識多種語言與不同位發言者
• 可支援 Zoom、Google Meet等視訊會議平台

適用時機

• 會議或訪談需要完整記錄
• 快速整理口述筆記
• 學生、研究員進行音檔整理

🔗 Otter.ai 官網

8. Slack（團隊即時溝通）

Slack 是企業常用的團隊溝通工具，能整合各種生產力應用，提升內部協作效率的工具。

比起一開始只為了休閒娛樂、日常聯絡的 LINE ，這項軟體是完全為企業而生，可以快速方便的找到過去的工作連結跟檔案。

官網內建快速上手指南、團隊架構與案例分享、自動化工作流程的示範，讓你能馬上學習運用。

特色

• 頻道式團隊溝通管理
• AI 推薦訊息與關鍵字搜尋（跨部門協作）
• 可以整合第三方工具（Notion、Google Drive 等），快速訊息同步

適用時機

• 遠端團隊溝通與協作
• 企業內部資訊交流
• 多人專案討論與文件共享

🔗 Slack 官網

9. Evernote（筆記與文件整理）

Evernote 讓你輕鬆整理筆記、掃描文件，適合需要高效資訊管理的人。

本工具支援繁體與簡體中文，適合中文筆記與文件整理

特色

• AI 文字辨識與標籤整理
• 支援 PDF 註解與文件掃描
• 可與 Google Drive、Outlook 整合

適用時機

• 整理個人筆記與靈感
• 掃描文件並數位化儲存
• 長期資料整理與歸檔

🔗 Evernote 官網

10. Zapier（AI 自動化工作流程）

Zapier 允許你將不同應用程式連接起來，自動執行重複性任務，提升工作效率。

該介面無中文，但可自動化支援中文的應用程式（如 Gmail、Google Sheets）。

特色

• AI 自動化數據傳輸與工作流程
• 可連結超過 5000 種應用程式
• 免程式碼就能設置自動化任務

適用時機

• 企業自動化重複性任務
• 數據同步與應用程式整合
• 提升個人生產力與效率

🔗 Zapier 官網

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10 款生產力工具語言支援對照表