【有效溝通技巧】掌握職場溝通三大核心 有效溝通表達技巧 | 築夢教育
2025年2月4日 上午 7:44
職能成長【有效溝通技巧】快速上手指南
良好的溝通不僅能提高工作效率，還能促進團隊合作，減少因誤解產生的衝突。
然而，許多人在職場溝通中常遇到挑戰，例如訊息傳達不清、誤解對方意圖，或因情緒影響而做出不當回應。
有效溝通技巧能幫助你在職場中清楚表達想法，同時維持良好人際關係，減少無謂的爭執與誤會。
透過理性溝通，你能與他人建立正向交流，並獲得更高的合作意願，讓職場工作效率提升。
築夢教育二月份將帶來職場溝通力課程！在上課之前，透過精選文章搶先了解溝通技巧精華。
要提升溝通能力，可以運用以下三大原則：
- 陳述事實，不批判
- 說出需求，不命令
- 表達感受，不指責
一、 有效溝通技巧強調以事實表達，不批判
專注於客觀事實，而非主觀批判
在日常對話中，許多人習慣用帶有批判性的語言來表達自己的想法，尤其在職場等壓力較大的環境，更容易產生指責性表達，這種說法不僅讓對方難以接受，也導致自身想法難以傳遞。
在職場或日常生活中，有效溝通技巧的關鍵在於能夠客觀表達事實，而不帶入主觀評斷。這能讓對方更容易接受訊息，避免對話變成爭吵。這正是有效溝通技巧中「非批判式表達」的重要核心。
用數據和事實支撐觀點，減少爭議
當我們在溝通中運用數據和具體事實來支持觀點，能有效減少主觀意見帶來的爭議。
- 錯誤示範：「我們這次的效率太差了」
- 改善說法：「這次專案的交付時間比上次多了三天，可能影響後續時程，是否有優化的空間？」
這樣的表達方式不僅讓對方更清楚問題所在，也能促進理性討論，避免純粹的抱怨或情緒化回應。當觀點有數據支持時，對方也較容易接受，從而提升溝通的有效性。
避免使用絕對詞，保持開放對話
在溝通時，使用「總是」、「從不」、「一定」這類絕對詞，容易導致讓對話變得極端，引起對方防衛心。
- 錯誤示範：「你每次都拖延工作。」
- 改善說法：「最近三次的專案提交時間都有延遲，是否有什麼困難需要討論？」
前者，對方容易反駁說「並不是每次都這樣」，而後陷入無效的對立與衝突；而改善說法則更能引導對方思考並回應問題，而非直接進入爭辯模式。建立有效溝通，才能促使雙方聚焦於解決問題。
二、提供明確的需求，不命令
描述具體需求，而非單純要求結果
溝通時，若只強調結果，可能會讓同事或下屬感到壓力，甚至產生抗拒心理。當你在指派任務時提供理由，強調目標與重要性，就能讓員工理解任務的必要性，而不是單純的命令。
- 錯誤示範：「報告你處理，禮拜三前給我！」
- 改善說法：「這份報告我們希望在星期三前完成，這樣能讓客戶有足夠時間審閱，你有沒有遇到什麼困難？」
這種表達方式不僅清楚說明截止時間，也讓對方有機會提出問題，促進雙方合作。此外，具體的需求能幫助對方理解優先順序，減少因資訊不清導致的誤解或錯誤。
透過這種方式，對方也更能理解「準時完成報告」的價值，而不是感覺自己被強迫遵守某項規定。掌握這種有效溝通技巧，可以讓對方更願意配合，促進工作效率。
當你身為主管，如何平衡「尊重」與「權威」，掌握有效溝通技巧？
在不同情境與團隊文化下，上級應調整語氣與措辭，確保需求既清楚又具有權威性，同時仍然保持尊重與良好的溝通方式。
清楚表達決策已定，不留過多討論空間
- 錯誤示範：「我們打算明天 10 點開會，大家這個時間可以嗎？」
可能導致下屬意見紛雜，影響決策效率。若決策已定，應避免過度開放式詢問。
- 改善說法：「我們的會議時間定在明天 10 點，請準時參加，若有特別情況請提前告知。」
以公告決策為重點，確保執行力。
適當運用「肯定語氣」與「選擇權」的結合
當我們給予對方選擇，而非單方面指示時，能有效提升對方的參與感，減少被強迫的感覺。
- 錯誤示範：「你必須照這個方式修改」
- 改善說法：「這部分的呈現方式我們有 A、B 兩種選擇，你覺得哪種更適合？」
上述表達方式能讓對方在決策過程中擁有一定的自主權，從而提升積極性。同時，透過討論不同方案，也能激發創新思維，讓決策更符合團隊需求。
三、 理性表達感受，不抱怨
表達情緒，而非發洩情緒
適時表達感受，也是有效溝通技巧當中非常重要的一環。當我們不滿意對方的行為時，若以抱怨或指責的方式表達，容易讓對話陷入負面情緒，而對方可能感覺受傷，甚至選擇防衛或反擊，也無助於真正解決問題。
當我們能夠清楚說出期望，對方也更容易採取行動，使溝通變得更具建設性與有效性。
用「我訊息」代替「你訊息」
「你訊息」(You-message) ，以「你」開頭作為主詞，容易有上對下的指責感。這種表達方式常給對方一種挑釁、不友善的感覺。
- 舉例：「你派這麼多事給我是想整死我嗎？！」
「我訊息」(I-message) ，以「我」開頭，將焦點放在陳述事件、表達自我情緒、建設性的期許。
- 舉例：「目前的工作量有點超出我負荷了，可以討論一下工作時程嗎？」
「我訊息」是一種溫和理性的表達方式，能讓對方更容易理解你的感受，而不會產生防衛心。透過有效溝通技巧，我們能讓對話更順暢，真正促進理解與關係的改善。
有效溝通 和 無效溝通 比較
應用三大有效溝通技巧，提升溝通效率與職場人際關係
🔹 用事實溝通，避免批判與誤解 → 讓對話更具建設性
🔹 清楚表達需求，而非下達命令 → 提高對方的合作意願
🔹 理性表達感受，避免抱怨與指責 → 減少衝突，促進理解
這些有效溝通技巧的核心在於尊重彼此、清楚表達，以及尋求解決方案，而非單純發洩情緒或強勢施壓。
當我們掌握這些方法，不僅能改善職場溝通品質，也能幫助我們在人際關係、家庭互動中創造更和諧的交流方式、更健康的交流方式。最終，真正有效的溝通不僅是讓對方聽見，更是讓彼此理解，進而促成共識與行動。
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參考資料
《健腦工程》：「非暴力溝通」建立美好關係，練習使用「我訊息」讓表達不帶指責