【有效溝通技巧】掌握職場溝通三大核心 有效溝通表達技巧 | 築夢教育
【有效溝通技巧】快速上手指南
良好的溝通不僅能提高工作效率,還能促進團隊合作,減少因誤解產生的衝突。
然而,許多人在職場溝通中常遇到挑戰,例如訊息傳達不清、誤解對方意圖,或因情緒影響而做出不當回應。
有效溝通技巧能幫助你在職場中清楚表達想法,同時維持良好人際關係,減少無謂的爭執與誤會。
透過理性溝通,你能與他人建立正向交流,並獲得更高的合作意願,讓職場工作效率提升。
築夢教育二月份將帶來職場溝通力課程!在上課之前,透過精選文章搶先了解溝通技巧精華。

要提升溝通能力,可以運用以下三大原則:
- 陳述事實,不批判
- 說出需求,不命令
- 表達感受,不指責
一、 有效溝通技巧強調以事實表達,不批判

專注於客觀事實,而非主觀批判
在日常對話中,許多人習慣用帶有批判性的語言來表達自己的想法,尤其在職場等壓力較大的環境,更容易產生指責性表達,這種說法不僅讓對方難以接受,也導致自身想法難以傳遞。
在職場或日常生活中,有效溝通技巧的關鍵在於能夠客觀表達事實,而不帶入主觀評斷。這能讓對方更容易接受訊息,避免對話變成爭吵。這正是有效溝通技巧中「非批判式表達」的重要核心。
用數據和事實支撐觀點,減少爭議
當我們在溝通中運用數據和具體事實來支持觀點,能有效減少主觀意見帶來的爭議。
- 錯誤示範:「我們這次的效率太差了」
- 改善說法:「這次專案的交付時間比上次多了三天,可能影響後續時程,是否有優化的空間?」
這樣的表達方式不僅讓對方更清楚問題所在,也能促進理性討論,避免純粹的抱怨或情緒化回應。當觀點有數據支持時,對方也較容易接受,從而提升溝通的有效性。
避免使用絕對詞,保持開放對話
在溝通時,使用「總是」、「從不」、「一定」這類絕對詞,容易導致讓對話變得極端,引起對方防衛心。
- 錯誤示範:「你每次都拖延工作。」
- 改善說法:「最近三次的專案提交時間都有延遲,是否有什麼困難需要討論?」
前者,對方容易反駁說「並不是每次都這樣」,而後陷入無效的對立與衝突;而改善說法則更能引導對方思考並回應問題,而非直接進入爭辯模式。建立有效溝通,才能促使雙方聚焦於解決問題。
二、提供明確的需求,不命令

描述具體需求,而非單純要求結果
溝通時,若只強調結果,可能會讓同事或下屬感到壓力,甚至產生抗拒心理。當你在指派任務時提供理由,強調目標與重要性,就能讓員工理解任務的必要性,而不是單純的命令。
- 錯誤示範:「報告你處理,禮拜三前給我!」
- 改善說法:「這份報告我們希望在星期三前完成,這樣能讓客戶有足夠時間審閱,你有沒有遇到什麼困難?」
這種表達方式不僅清楚說明截止時間,也讓對方有機會提出問題,促進雙方合作。此外,具體的需求能幫助對方理解優先順序,減少因資訊不清導致的誤解或錯誤。
透過這種方式,對方也更能理解「準時完成報告」的價值,而不是感覺自己被強迫遵守某項規定。掌握這種有效溝通技巧,可以讓對方更願意配合,促進工作效率。
當你身為主管,如何平衡「尊重」與「權威」,掌握有效溝通技巧?
在不同情境與團隊文化下,上級應調整語氣與措辭,確保需求既清楚又具有權威性,同時仍然保持尊重與良好的溝通方式。
清楚表達決策已定,不留過多討論空間
- 錯誤示範:「我們打算明天 10 點開會,大家這個時間可以嗎?」
可能導致下屬意見紛雜,影響決策效率。若決策已定,應避免過度開放式詢問。
- 改善說法:「我們的會議時間定在明天 10 點,請準時參加,若有特別情況請提前告知。」
以公告決策為重點,確保執行力。
適當運用「肯定語氣」與「選擇權」的結合
當我們給予對方選擇,而非單方面指示時,能有效提升對方的參與感,減少被強迫的感覺。
- 錯誤示範:「你必須照這個方式修改」
- 改善說法:「這部分的呈現方式我們有 A、B 兩種選擇,你覺得哪種更適合?」
上述表達方式能讓對方在決策過程中擁有一定的自主權,從而提升積極性。同時,透過討論不同方案,也能激發創新思維,讓決策更符合團隊需求。
三、 理性表達感受,不抱怨

表達情緒,而非發洩情緒
適時表達感受,也是有效溝通技巧當中非常重要的一環。當我們不滿意對方的行為時,若以抱怨或指責的方式表達,容易讓對話陷入負面情緒,而對方可能感覺受傷,甚至選擇防衛或反擊,也無助於真正解決問題。
當我們能夠清楚說出期望,對方也更容易採取行動,使溝通變得更具建設性與有效性。
用「我訊息」代替「你訊息」
「你訊息」(You-message) ,以「你」開頭作為主詞,容易有上對下的指責感。這種表達方式常給對方一種挑釁、不友善的感覺。
- 舉例:「你派這麼多事給我是想整死我嗎?!」
「我訊息」(I-message) ,以「我」開頭,將焦點放在陳述事件、表達自我情緒、建設性的期許。
- 舉例:「目前的工作量有點超出我負荷了,可以討論一下工作時程嗎?」
「我訊息」是一種溫和理性的表達方式,能讓對方更容易理解你的感受,而不會產生防衛心。透過有效溝通技巧,我們能讓對話更順暢,真正促進理解與關係的改善。
有效溝通 和 無效溝通 比較

應用三大有效溝通技巧,提升溝通效率與職場人際關係
🔹 用事實溝通,避免批判與誤解 → 讓對話更具建設性
🔹 清楚表達需求,而非下達命令 → 提高對方的合作意願
🔹 理性表達感受,避免抱怨與指責 → 減少衝突,促進理解
這些有效溝通技巧的核心在於尊重彼此、清楚表達,以及尋求解決方案,而非單純發洩情緒或強勢施壓。
當我們掌握這些方法,不僅能改善職場溝通品質,也能幫助我們在人際關係、家庭互動中創造更和諧的交流方式、更健康的交流方式。最終,真正有效的溝通不僅是讓對方聽見,更是讓彼此理解,進而促成共識與行動。
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參考資料
《健腦工程》:「非暴力溝通」建立美好關係,練習使用「我訊息」讓表達不帶指責