一整天都在開會？3 大核心教你提升會議效率｜築夢教育
2025年4月9日 上午 7:12
職能成長
一整天都在開會？為什麼無法提升會議效率？
你是否有過這樣的經歷：一整天排滿會議，工作卻無從著手？
根據調查，許多上班族每週平均花上 20 小時以上在開會，卻仍常覺得會議「又長又沒結論」。
根據 Harvard Business Review 的研究，企業高階主管每週平均花費 23 小時在會議上，而這個數字還在逐年攀升。
對於中小企業主、創業團隊或跨部門協作者來說，會議不但耗費時間，還可能拉低整體工作效能。
會議應該是提升團隊協作、促進決策的工具，但若缺乏目的、流程鬆散，很容易變成拖慢效率的元兇。
以下提供幾個實用的提升會議效率技巧，讓每一次開會真正成為「價值的創造」。
一、會議效率低落的原因有哪些？
常見的會議效率陷阱表
問題類型 | 描述 | 影響 |
|---|---|---|
沒有明確議程 | 事前未訂目標與流程，參與者無所適從 | 討論分散、時間拉長 |
與會人數過多 | 不相關人員也被納入，增加意見雜音 | 溝通成本上升、決策效率低落 |
未控管時間 | 缺乏主持人或無結束時間設定 | 超時拖延，拖慢整體排程 |
會後無結論 | 缺乏會議紀錄與任務指派與主持管理 | 會議過程流於空泛 |
二、高效會議的三大原則：聚焦、節制、行動
1. 聚焦：用提問釐清會議目的
在預定會議前，先自問以下三個問題
- 是否有清楚的會議目的與產出？
- 討論內容是否可以用 Email / LINE / Notion 代替？
- 是否每位參與者都會有具體貢獻？
若三題都無法肯定，取消會議或轉為書面溝通會是更有效率的選擇。
2. 節制：用「議程時鐘」框出討論時間
提升會議效率的最佳方法就是管控時間
- 事前列出三件最關鍵的討論事項
- 每段議題設時間上限，例如 10 分鐘內針對議題 A 做出初步決策
- 使用像是 Google Calendar 或 Notion 同步會議流程與提醒
- 確定會議決策方式（投票、討論結論或延後決議）
3. 行動：會議前共筆、會中同步、會後行動追蹤
為每一個會議設定具體產出格式
- 明確的待辦清單與計畫（Action Items）
- 指派人員與工作完成期限 Deadline
- 關鍵摘要歸檔，可放在內部知識系統（如 Notion、Confluence）
打造完整的「會議三段式流程」
- 會前共筆：用 Notion / Docs 傳給所有與會者議程草稿，先留言發酵想法。
- 會中同步：即時紀錄關鍵點、確保發言聚焦在行動。
- 會後追蹤：列出 TO DO、負責人與 Deadline（用 Trello、Asana、Notion Task 區追蹤）
📌 關鍵心法：沒有明確結論與行動的會議＝白開
三、提升會議效率的工具輔助
會議項目 | 建議行動 | 工具／方法 |
會前準備 | 主持人提供議程／使用共編工具提前準備 | Notion / Google Docs 共同編輯 Google 簡報 / CANVA 會議簡報 |
聚焦討論 | 加入「發言回合制」＋ 每段討論議題明確時間切割 | Google Meet / Zoom 限時發言工具 |
結案與追蹤 | 使用會議結尾 3 分鐘 rule：確認行動、負責人與期限 | Asana / Notion 任務分派區 Fathom AI / Otter.ai 自動產出逐字稿與重點摘要，降低紀錄負擔 |
會後紀錄 | 建立「會議紀錄專區」，分類記錄＋設追蹤提醒 | Notion「會議記錄資料庫」模板 |
減少冗會 | 若議程不明、無任務關聯、內容是以資訊分享為主，則改以 Email／Slack 同步即可 | 對話即會議原則、同步溝通 |
四、《個人會議效率自評與行動表》
一、會議效率自我診斷（共10題，每題 1～5分）
題目 (1分完全不同意，5分完全同意) | 1分 | 2分 | 3分 | 4分 | 5分 |
1. 每場會議我都清楚會議目的與預期產出 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
2. 我參與的會議有事前議程、清楚流程與時間規劃 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
3. 開會時每位成員都有機會發言，發言是聚焦且有貢獻的 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
4. 我能有效控制會議時間，避免無謂的延長與發散 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
5. 會後有清楚的行動項目，並有指定負責人與時程 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
6. 多數會議皆可提早結束，時間使用有效率 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
7. 我常透過會議結束後的筆記或工具（如 Notion、會議記錄）進行回顧 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
8. 能明確區分「需要會議討論」與「可以書面解決」的溝通需求 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
9. 會事前詢問議程與目的，斟酌參與與自己工作無關的會議 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
10. 我覺得自己多數的會議參與是必要的，且產值明確 | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
總分計算：
40～50 分：你已具備高效率的會議習慣，持續優化並引導他人。
30～39 分：已有意識並嘗試調整，建議進一步實踐時間管理與行動追蹤。
20～29 分：會議效率普普，需正視時間浪費與參與價值。
10～19 分：你可能在大量無效會議中打轉，急需檢視會議制度與參與方式。
會議不只是時間消耗，更是團隊文化的縮影
一場好的會議，是信任的建立、知識的積累、與決策的起點。
當你願意善用工具、改善流程，甚至是勇敢砍掉不必要的會議時，你也正在重塑自己與團隊的工作文化。
希望透過了解為何會議效率低落、如何針對不同會議類型調整策略，以及高效會議工具，能協助你打造高效會議文化，讓每一次開會真正成為「價值的創造」。
從明天開始，重新審視自己的會議時間分配與準備流程，讓每一場會議都為你的時間加值。
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延伸閱讀
參考資料
yahoo財經| 精明工作-三個必學會議管理技巧-善用公司會議管理系統